PEKANBARU-Narasiriau.id — Ketersediaan dokumen dan kesinambungan pengelolaan arsip di lingkungan DPRD Provinsi Riau menjadi sorotan dalam sidang pemeriksaan awal penyelamatan informasi publik di Komisi Informasi (KI) Provinsi Riau. Selasa (20/10/2026)
Dalam konferensi tersebut, pihak termohon mengakui mengalami kendala dalam menyediakan dokumen yang diminta pemohon. Pergantian pejabat, ketidaksinkronan pengelolaan arsip, hingga keberadaan salinan digital menjadi sejumlah persoalan yang terungkap di hadapan majelis.
Sengketa informasi ini terdaftar dengan nomor Reg. 061/PSI/KIP-R/VIII/2026, antara Hari Jummaulana sebagai pemohon dan Atasan PPID Utama Pemerintah Provinsi Riau melalui Sekretariat DPRD Provinsi Riau sebagai termohon.
Sidang dipimpin Ketua Majelis Yulianti, didampingi anggota majelis Hasnah Gazali dan Ahmad Royhan Qodri. Pihak termohon diwakili M. Rais selaku kuasa dari PPID Pembantu DPRD Riau dan didampingi oleh Sri Mulyati Indrawani, Penelaah Teknis Kebijakan pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik (Diskominfotik) Provinsi Riau.
Permohonan informasi yang disampaikan Hari Jummulana mencakup dokumen pengelolaan anggaran perawatan gedung dan fasilitas, serta kegiatan kebersihan dan keamanan di lingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Riau untuk Tahun Anggaran (TA) 2024, 2025, dan 2026.
Dokumen yang diminta antara lain meliputi dokumen perencanaan anggaran, rincian penggunaan anggaran, daftar pekerjaan perawatan, nama penyedia jasa, nilai kontrak, laporan realisasi pekerjaan, hingga dokumen serah terima pekerjaan.
Selain itu, pemohon meminta informasi terkait pelaksanaan kegiatan kebersihan dan keamanan, termasuk jumlah tenaga kerja, pembagian lokasi penempatan, sistem kerja, standar upah, mekanisme pembayaran, dokumen pendukung pembayaran, serta rekapitulasi absensi tenaga kerja.
Dalam surat permohonannya, Hari menyatakan informasi tersebut diperlukan untuk menjalankan fungsi kontrol sosial dan kegiatan jurnalistik, khususnya untuk menelusuri kesesuaian antara anggaran perencanaan, pelaksanaan kegiatan, dan kondisi riil di lapangan.
Dalam keterangannya di konferensi, M. Rais menyampaikan bahwa mengalami kesulitan menelusuri dokumen yang dimohonkan, terutama dokumen tahun 2024 dan 2025.
Ia mengaku telah menyampaikan permasalahan tersebut kepada kepala bagian dan atasan langsung, serta berupaya mencari dokumen di gudang arsip.
“Permasalahan ini terkait dengan dokumen lama tahun 2024–2025. Kami sebagai pengelola sudah menyampaikan kepada pimpinan bahwa substansi permohonan ini terkait dengan dokumen. Kami juga sudah berupaya mencarinya di gudang,” ujar Rais dalam konferensi. Selasa (20/10/2026)
Menurut Rais, pergantian pejabat dari pejabat lama ke pejabat baru juga menjadi kendala karena pengelolaan dokumen disebut belum sinkron. Kondisi tersebut, menurut keterangannya, membuat pencarian arsip belum berjalan maksimal.
Ia juga menyatakan bahwa pihaknya berupaya menyiapkan dokumen tahun 2024–2025, sedangkan dokumen tahun 2026 belum dapat diberikan.
Persoalan tersebut tidak berhenti pada belum tersedianya dokumen. Majelis juga menganalisis pelaksanaan fungsi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan badan publik yang menjadi permohonan.
Menjawab pertanyaan majelis mengenai fungsi PPID, Rais menyebut adanya pergantian pejabat dan perubahan dalam pengelolaan dokumen. Ia menyampaikan bahwa berkas lama disebut dokumen tersebut tidak ada sehingga pejabat yang baru harus memulai pengelolaan dari awal.
“Dalam arti tidak ada itu, antara pptk lama dan pptk baru ini tidak sinkron juga, sehingga tadi pagi Arahan kabag ke saya untuk kami tetap melakukan mediasi sambil kami menyiapkan dokumen yang diminta pemohon,” kata Rais.
Pernyataan tersebut menjadi salah satu poin penting dalam konferensi karena berkaitan dengan transmisi administrasi dan kemampuan badan publik menelusuri arsip yang dibutuhkan masyarakat.
Pergantian pejabat merupakan bagian dari dinamika organisasi. Namun pengelolaan dokumen institusi perlu tetap berjalan secara berkesinambungan agar pelayanan informasi publik tidak terhambat ketika terjadi pergantian personel.
Oleh karena itu, permasalahan yang muncul dalam konferensi ini menimbulkan pertanyaan mengenai bagaimana sistem penyimpanan, serah terima, dan penelusuran dokumen yang dijalankan di lingkungan DPRD Riau.
Majelis juga menarik kemungkinan dokumen yang dimohonkan tersedia dalam bentuk salinan digital atau soft copy.
Menanganggapi hal tersebut, Rais menjelaskan bahwa dirinya telah menyampaikan kepada bagian arsip agar dokumen yang dimaksud ditelusuri kembali. Namun, menurut keterangan yang diterimanya, dokumen tersebut masih berada dalam kelompok arsip lama yang tersimpan di gudang.
“Kalau secara dokumen soft copy, saya sudah menyampaikan ke bagian arsip, tetapi arsip menyampaikan bahwa dokumen itu masih dalam bentuk arsip lama di gudang,” ujar Rais.
Keterangan tersebut menunjukkan bahwa keberadaan salinan digital masih memerlukan penelusuran lebih lanjut. Pencarian tidak hanya berkaitan dengan arsip fisik, tetapi juga kemungkinan dokumen dalam bentuk digital yang tersimpan dalam sistem atau media penyimpanan sebelumnya.
Kepastian mengenai keberadaan dokumen menjadi penting agar badan publik dapat memberikan penjelasan kepada pemohon mengenai status dokumen dan upaya pencarian yang telah dilakukan.
Selain persoalan dokumen, konferensi juga membahas kesiapan para pihak yang menjalani proses mediasi. Ketua majelis mendesak kehadiran pejabat atau perwakilan yang memiliki kewenangan mengambil keputusan agar proses mediasi tidak mempermasalahkan kewenangan.
Pada saat menawarkan mediasi, ketua majelis meminta agar Sekretaris DPRD atau pejabat yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan dapat hadir. Jika Sekretaris DPRD tidak dapat menghadiri mediasi, majelis menyarankan agar pejabat lain yang mempunyai kewenangan tersebut dapat mewakili.
“Jadi, yang bisa mengambil keputusan. Jangan nanti mediasi yang datang tidak bisa mengambil keputusan lagi,” ungkap ketua majelis.
Menangapi hal tersebut, Rais menjelaskan bahwa penentuan pihak yang diberi kuasa merupakan kewenangan PPID Utama. Menurutnya, surat kuasa ditandatangani oleh Sekretaris Daerah selaku PPID Utama, sedangkan pihak pelaksana PPID menyesuaikan dengan nama yang tercantum dalam surat kuasa.
Kalau terkait kuasa, yang berhak menentukan itu PPID Utama. Karena kuasa itu yang menyuratkan, tanda tangan Pak Sekda sendiri sebagai PPID Utama. Kalau kami di PPID pelaksana, karena surat kuasanya kepada saya atau kepada kepala bagian saja, maka kepala bagian yang hadir, jelas Rais.
Penjelasan Rais kemudian mendapat tanggapan dari Sri Mulyati Indrawani, Penelaah Teknis Kebijakan pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik (Diskominfotik) Provinsi Riau.
Sri Mulyati menjelaskan bahwa izin menyurati untuk setiap nomor registrasi pemrosesan, meminta penetapan nama pihak yang diberi kuasa. Menurutnya, Diskominfotik tidak menentukan secara langsung siapa yang akan menjadi penguasa dalam konferensi.
Pihaknya, kata Sri Mulyati, menerima surat balasan dari PPID pelaksana yang mencantumkan nama-nama pihak yang diberi kuasa.
"Untuk kuasa itu, setiap registrasi kami langsung menyurati (PPID Utama), menyurati langsung siapa nama yang dikuasakan. Kami tidak bisa menentukan siapa orangnya, karena keputusan ada di PPID eksekutif. Kami menerima surat balasan dari PPID eksekutif tentang siapa nama-nama yang diberi kuasa," jelas Sri Mulyati.
Ketika majelis menanyakan penegasan mengenai apakah nama-nama tersebut disampaikan oleh pelaksana OPD selaku pihak yang berkepentingan dalam perkara, Sri Mulyati mengizinkan hal tersebut.
Ia juga menegaskan bahwa pihak yang ditunjuk sebagai kuasanya mempunyai kewenangan mengambil keputusan, sehingga pembahasan dalam mediasi tidak terhambat oleh kewenangan perwakilan.
“Sudah saya sarankan. Sudah saya bilang, kami mohon untuk nama kuasa itu yang bisa mengambil keputusan. Kalau PPID Utama hanya sebagai pengganti, bukan sampai mengambil kebijakan,” ujar Sri Mulyati.
Pembahasan mengenai kewenangan perwakilan ini menjadi bagian penting dalam persiapan mediasi. Kehadiran pihak yang memahami substansi persoalan sekaligus memiliki kewenangan mengambil keputusan diharapkan dapat membantu para pihak membahas penyelesaian secara efektif.
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik memberikan landasan bagi masyarakat untuk memperoleh informasi publik sesuai ketentuan yang berlaku. Di sisi lain, badan publik bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan informasi dan pemeliharaan dokumentasi secara bertanggung jawab.
Dalam konteks situasi ini, permasalahan ketersediaan dokumen perlu dilihat berdasarkan fakta konferensi, termasuk upaya pencarian yang telah dilakukan, status arsip yang diminta, serta penjelasan dari badan publik terkait.
Belum ditemukannya dokumen tidak dengan sendirinya membuktikan adanya pelanggaran. Namun hal tersebut memerlukan penjelasan keadaan yang dapat dipertanggungjawabkan, terutama ketika dokumen yang diminta berkaitan dengan perencanaan dan pelaksanaan anggaran badan publik.
Majelis mempunyai wewenang untuk menilai keterangan dan bukti yang disampaikan para pihak dalam proses penyelesaian penyelesaian informasi.
Dalam konferensi tersebut, pihak mohon menyatakan akan berupaya menyiapkan dokumen tahun 2024–2025. Sementara itu, keberadaan salinan digital dan status dokumen tahun 2026 masih memerlukan kejelasan lebih lanjut.
Setelah pemeriksaan awal, informasi penyelesaian perkara ini selanjutnya akan diagendakan untuk memasuki tahap mediasi dalam waktu dekat. Tahapan tersebut diharapkan dapat membuka ruang bagi para pihak untuk membahas penyediaan dokumen, memperjelas status informasi yang dimohonkan, serta mengupayakan penyelesaian penyelesaian sesuai ketentuan yang berlaku.***hri
Posting Komentar